A função básica do recebimento de materiais é assegurar que o produto entregue esteja em conformidade com as especificações constantes no Pedido de Compra.
Note que o fornecedor, no momento da entrega, é um cliente para o setor de recebimento da empresa compradora (por mais paradoxal que possa parecer) e, portanto, deve ser tratado com a deferência apropriada a um cliente.
Assim, procedimentos adequados na portaria da empresa, permitindo a rápida entrada dos veículos, são necessários para que o recebimento do material se processe sem prejuízo para nenhuma das partes. Esses procedimentos devem apresentar:
• comunicação eficiente entre portaria e o setor de recebimento;
• pessoal treinado para os procedimentos de entrada de fornecedores na empresa;
• redução, ao mínimo possível, da burocracia para o preenchimento de autorizações de entrada na empresa;
• capacidade de recebimento adequada ao volume de entrega de materiais pelos fornecedores, inclusive em períodos de maior demanda, evitando filas e tempo de espera que os prejudiquem sobremaneira;
• estacionamento adequado para os veículos que estão aguardando a entrada no site
A liberação para o pagamento de materiais ou serviços ocorre após a conferência dos mesmos.
A conferência pode ser feita na retirada do material no fornecedor, assim como no recebimento no site.
Todos os materiais devem estar acompanhados dos documentos constantes dos pedidos de compra, que podem variar de um caso para outro. A Nota Fiscal deve acompanhar todas as entregas.
Quando o fornecedor entregar os materiais nas Unidades isso deve ser feito na área de recebimento físico/fiscal. A entrega em outras áreas poderá implicar em extravio ou atrasos indesejáveis.
Possíveis não-conformidades poderão ser:
• especificação
• prazo de entrega
• quantidade
• preço
• impostos
• valor do frete
• outros itens específicos
Sergio Lopes de souza Junior
Especialista em automação de projetos de engenharia.Administrador de CAD/CAE Administrador de Sistemas de Materiais Oracle Master Certified Consultor Técnico
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